Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego – Zamówienia publiczne

Powrót

Zamówienia publiczne – krok po kroku wg. ILS

🧾 Kiedy należy złożyć wniosek?

Wniosek należy złożyć zawsze, gdy planują Państwo zakup towaru lub usługi finansowanej ze środków Uniwersytetu Warszawskiego. Plik do pobrania w formacie PDF DOCX (edytowalny).
Dotyczy to w szczególności:

biletów (lotniczych, kolejowych, autobusowych),
opłat konferencyjnych,
noclegów i usług cateringowych,
usług tłumaczeniowych, korektorskich i edytorskich,
zakupu książek, oprogramowania, sprzętu lub innych towarów i usług

Każdy rodzaj wydatku wymaga oddzielnego wniosku.

🪜 Jak wypełnić wniosek – krok po kroku

🔹 KROK 1. Wypełnienie wniosku przez pracownika

Prosimy o wypełnienie wyłącznie pól przeznaczonych dla wnioskującego (nie należy wypełniać pól w ramkach – wypełnia dział finansowy).
Poniżej opisano kolejne punkty formularza:

Przedmiot zamówienia – należy zaznaczyć, czy zamówienie dotyczy dostawy (towarów fizycznych) czy usługi.
Czy na podstawie zamówienia będzie zawarta umowa cywilnoprawna? – proszę zaznaczyć „tak” lub „nie”.
(Przykład: „tak”, jeśli planowana jest umowa o dzieło lub umowa zlecenie).
Tytuł postępowania / przedmiot zamówienia – proszę krótko (bez rozpisywania się) i precyzyjnie opisać, czego dotyczy zamówienie, np.:
- „Korekta tomu pokonferencyjnego zaakceptowanego do publikacji w wydawnictwie “Miś”.
- „Bilety na samolot w celu podróży na konferencję”
Szacunkowa wartość zamówienia (netto) – należy wpisać przybliżoną kwotę bez VAT, ustaloną na podstawie rozeznania rynkowego (np. porównania trzech ofert). W ostateczności wpisać brutto, ale dopisać, że to kwota brutto.
Data oszacowania – data, w której dokonano ustalenia wartości zamówienia.
Tryb udzielenia zamówienia – należy zaznaczyć jedno z poniższych:
- ✅ Umowa ogólnouniwersytecka — jeśli zamówienie dotyczy usług lub towarów objętych umową ogólnouniwersytecką (lista dostępna na stronie Działu Zamówień Publicznych UW), (Why Not Travel — bilety, Papier, Tonery, komputery, drukarki, akcesoria biurowe z katalogu, catering)
- ✅ Zamówienie wyłączone z ustawy – (praktycznie nieużywane),
- ✅ Zamówienie poniżej 130 000 zł netto – w pozostałych przypadkach (najczęściej wybierana opcja).
Procedura – proszę zaznaczyć:

- „Zapytanie ofertowe” – przy tej opcji musimy także wypełnić formularz zapytania i ogłoszenie o udzielonym zamówieniu,
- „Z wolnej ręki” – tylko w wyjątkowych przypadkach (np. awaria), przy tej opcji musimy także wypełnić ogłoszenie o udzielonym zamówieniu link tutaj ogłoszenie o udzielonym zamówieniu – wolna ręka,
- „Żadne z powyższych” – jeśli dotyczy innej procedury.

8. Planowany termin realizacji zamówienia – proszę wpisać planowany termin lub okres realizacji, np.:

„listopad–grudzień 2025” lub „01.11–15.12.2025”.

9. Oświadczenie — tutaj to pozostaje i nic nie robimy z tym

10. Numer PSP: Subwencja pracownika (501-D132-01-1320100), inne np. z IDUB są na pismach

11. Nazwa projektu – należy wypełnić tylko w przypadku zamówień finansowanych z projektu lub grantu

Dane kontaktowe – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (nie jest wymagany).

Data złożenia wniosku – proszę wpisać bieżącą datę.

Na końcu należy złożyć podpis w odpowiednim miejscu wniosku. Pod “Data złożenia wniosku”.

🔹 KROK 2. Złożenie wniosku

Podpisany wniosek należy przekazać do sekretariatu ILS.
Sekretariat p.2.612:

uzyskamy podpis Kierownika jednostki,
nadamy numer rejestru,
przekażemy dokument do dalszej akceptacji.

🔹 KROK 3. Obieg wniosku

Po złożeniu wniosku:

Sekcja Finansowa sprawdza dostępność środków,
Wniosek przekazywany jest do Dziekana celem zatwierdzenia,
Zatwierdzony wniosek wraca do sekretariatu.

💡 WAŻNE INFORMACJE

Wniosek należy wydrukować, podpisać i przekazać do sekretariatu.
Wszystkie kwoty należy podawać w wartości netto (bez VAT).
W razie wątpliwości warto przyjść do sekretariatu ILS – pracownicy pomogą weryfikować poprawność wypełnienia.
W przypadku zapytań ofertowych należy zachować kopie wysłanych wiadomości i otrzymanych ofert (np. w formie e-mailowej).