Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Delegacja służbowa krajowa

Powrót

Polecenie wyjazdu służbowego

(delegacja służbowa krajowa)

🧾 Przed podróżą służbową

Przed planowaną krajową podróżą służbową należy wypełnić wnioski o udzielenie zamówienia publicznego na:

  • ewentualną opłatę konferencyjną,

  • transport (samolot, pociąg, autobus),

  • nocleg,

  • inne wydatki, za które planują Państwo zwrot.

Każdy rodzaj wydatku wymaga oddzielnego wniosku.
Szczegółowa instrukcja znajduje się powyżej:

„Zamówienia publiczne — Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego”.

📅 Złożenie druku delegacji

Planując krajową podróż służbową, należy:

  • wypełnić druk polecenia wyjazdu służbowego,

  • dostarczyć go do sekretariatu Instytutu co najmniej 7 dni przed wyjazdem.

Sekretariat nadaje dokumentowi numer ewidencyjny polecenia wyjazdu.

Formularze dostępne są w wersjach:
📄 PDF (do wydruku) oraz DOCX (edytowalny).

📋 Informacje wymagane na poleceniu wyjazdu (strona 1)

Na pierwszej stronie formularza należy uzupełnić:

  1. imię i nazwisko, stanowisko oraz jednostkę organizacyjną delegowanego,

  2. cel wyjazdu – miejsce docelowe i opis zadań (np. udział w konferencji, szkoleniu itp.),

  3. termin wyjazdu i powrotu,

  4. środek transportu,

  5. podpis osoby zlecającej wyjazd,

  6. źródło finansowania (numer PSP, np. subwencja, IDUB, grant),

  7. własnoręczny podpis delegowanego – na drugiej stronie, na dole.

Osoba odbywająca podróż powinna potwierdzić pobyt w miejscu docelowym pieczęcią instytucji goszczącej.

📄 Rozliczenie kosztów podróży (strona 2)

Po powrocie należy wypełnić część rozliczeniową (rachunek kosztów podróży służbowej), wpisując:

  • dokładne dane dotyczące miejsca, dnia i godziny wyjazdu oraz powrotu,

  • numer konta bankowego do zwrotu kosztów.

Należy dołączyć odpowiednie dokumenty:

  1. Bilety PKP / Faktury VAT oraz – w przypadku płatności przelewem lub kartą – potwierdzenie z konta bankowego.

  2. Fakturę VAT za nocleg (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna).
    W fakturze musi znajdować się oddzielne wyszczególnienie kwoty za nocleg i za wyżywienie (np. śniadanie).

    • Przy płatności kartą lub przelewem należy dołączyć potwierdzenie z konta,

    • Przy płatności gotówką wystarczy adnotacja na odwrocie faktury.

  3. Fakturę VAT za opłatę konferencyjną – jeśli została opłacona ze środków własnych, należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.

  4. Oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej – plik do pobrania (PDF / DOCX).

🖊️ Oświadczenie do rozliczenia podróży

  • Należy wypełnić całe oświadczenie, wykreślając pola nieaktualne lub niedotyczące.

  • Dokument powinien być podpisany z bieżącą datą.

  • Jeśli w oświadczeniu wskazano korzystanie ze środków komunikacji miejskiej, nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży.

⏰ Termin rozliczenia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży należy złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.

🚗 Podróż prywatnym samochodem

W przypadku odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym, należy:

  • podpisać umowę z Dziekanem przed wyjazdem,

  • dołączyć do rozliczenia ewidencję przebiegu pojazdu, podpisaną przez Dyrektora Instytutu lub Kierownika Katedry.

 

 

Powrót