Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Delegacja służbowa zagraniczna

Powrót

🌍 Polecenie wyjazdu służbowego

(delegacja służbowa zagraniczna)

📋 Przed podróżą służbową — wniosek o udzielenie zamówienia publicznego

Przed planowaną krajową podróżą służbową należy wypełnić wnioski o udzielenie zamówienia publicznego na:

  • ewentualną opłatę konferencyjną,

  • transport (samolot, pociąg, autobus),

  • nocleg,

  • inne wydatki, za które planują Państwo zwrot.

Każdy rodzaj wydatku wymaga oddzielnego wniosku.
Szczegółowa instrukcja znajduje się powyżej:

„Zamówienia publiczne — Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego”.

🧾 Przed podróżą służbową — Wniosek wyjazdowy

Planując zagraniczną podróż służbową, należy:

  1. Wypełnić wniosek wyjazdowy i dostarczyć minimum co najmniej trzy tygodnie przed wyjazdem. (im szybciej, tym lepiej)
    Formularz dostępny w wersji PDF DOCX (edytowalny)

    • Dostarczyć podpisany w oryginale do sekretariatu

  2. Ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (dobrowolne)
    (obejmującym koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną).

    • Dostępne jest bardzo podstawowe ubezpieczenie z BWZ po przesłaniu im skanu w pełni podpisanego Wniosku Wyjazdowego. Skan otrzymać można po wysłaniu prośby na adresy sekretariatu.

  3. Złożyć podanie o urlop w Sekretariacie. Plik dostępny w wersji PDF DOCX (edytowalny)

Każdy rodzaj wydatku wymaga oddzielnego wniosku.

💳 Opłata konferencyjna i przelewy

Jeżeli podróż służbowa wiąże się z udziałem w konferencji, opłatę konferencyjną można uiścić:

  • przelewem przed konferencją (zgłoszenie musi być min. 2 tygodnie przed terminem płatności),

    • za pomocą Wniosku o opłatę konferencyjną
    • za pomocą faktury pro-forma otrzymanej od organizatorów
    • w ostateczności opłacić samemu jeśli nie ma zgody od organizatorów na wydłużony czas płatności (w przypadku gdy do konferencji jest mniej niż 1-2 tygodnie, do ustalenia z sekretariatem)

  • należy złożyć podanie, program konferencji, akceptację tematu lub zaproszenie.

✈️ Zakup biletów

Rezerwację biletu dokonuje sam pracownik pod adresem uw@whynottravel.pl 
Po dokonaniu rezerwacji mailowej w Why not TRAVEL należy:

  • wypełnić druk w zależności od wybranych linii:

    1. „Zlecenie zakupu biletu” PDF DOCX (edytowalny)

    2. „Zlecenie na zakup biletu na przelot tanimi liniami lotniczymi”, PDF DOCX (edytowalny)

  • dostarczyć dokument do sekretariatu, który będzie dalej procedować dokument

Zakupu biletów poza Why not TRAVEL można dokonać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie w stosunku do oferty przedstawionej przez wykonawcę, po uzyskaniu zgody BWZ

  1. O zgodę należy występować do koordynatora umowy z Why not TRAVEL drogą mailową przed dokonaniem zakupu: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl;
  2. E-mail powinien zawierać:
    1. imię i nazwisko pasażera/pasażerki;
    2. ww. dwie oferty – ofertę przedstawioną przez Why not TRAVEL oraz ofertę pozyskaną samodzielnie;
    3. skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki organizacyjnej i kwestora/z-cę kwestora/pełnomocnika kwestora – dotyczy pracowników, studentów i doktorantów UW;

🗂️ Składanie dokumentów przed wyjazdem

Wypełnione i podpisane dokumenty należy złożyć w sekretariacie ILS co najmniej trzy tygodnie przed wyjazdem.

Po ich weryfikacji są przekazywane do Sekcji Finansowej WLS, a następnie do Kwestury.
Osoba wyjeżdżająca otrzymuje zaliczkę pieniężną na rachunek bankowy najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem.

✅ Checklista po powrocie /✍️ Podpisy i składanie dokumentów

Każda osoba delegowana powinna:

  1. Rozliczyć się można na 2 sposoby:

    • przesyłając pełną dokumentację na adres mailowy rozliczenia@adm.uw.edu.pl. Na podstawie oświadczenia pracownicy Sekcji Obrotu Zagranicznego (SOZ) przygotowują rachunek kosztów podróży i przesyłają go do podpisu.
    • lub dostarczyć pełną dokumentację do sekretariatu

  2. Dokumenty wymagane do rozliczenia:

    1. Podpisany rachunek kosztów podróży

    2. Oświadczenie

    3. Faktury i bilety, potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty lub potwierdzenie z terminala

      • Jeśli nazwa usługi lub towaru na fakturze jest nieprecyzyjna, należy ją doprecyzować, opisując rodzaj zakupionej usługi lub towaru w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację.

  3. Rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej odbywa się na podstawie oryginału opisanej Faktury VAT.

🕓 Terminy i obowiązki

  • Rozliczenie kosztów podróży należy złożyć w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

  • Na pokrycie niezbędnych kosztów można otrzymać zaliczkę, którą również należy rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu.

  • Za terminowe rozliczenie delegacji i pobranej zaliczki odpowiada pracownik delegowany.

🧾 Faktura VAT – zasady opracowania

Faktura VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66

📌 Opis merytoryczny na odwrocie faktury

Na odwrocie każdej faktury należy umieścić:

  1. Uzasadnienie celu zakupu:

    „Zakupu dokonano na potrzeby imię nazwisko ILS (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu … (numer i data umowy, nazwa projektu, itp.).”

  2. Źródło finansowania, np.:

    • subwencja,

    • IDUB,

    • grant (GR–numer).

 

Więcej informacji można znaleźć na stronie Podróże zagraniczne BWZ

 

Powrót